Proszę o przekazywanie wsparcia w ramach 1 proc. podatku dla Krzysia Bulczaka, największego bohatera, jakiego znam. KRS 0000037904 z dopiskiem 20374 Bulczak Krzysztof

Czy należy drukować swoje maile?

17 lipca 1990 roku Andrzej Smereczyński, krajowy koordynator Europejskiej Akademii Badawczej Sieci Komputerowej, otrzymał pierwszego maila wysyłanego do Polski. Nadawcą wiadomości wysłanej z Kopenhagi był Tadeusz Węgrzynowski, ówczesny dyrektor Centrum Informatycznego UW. W 26. rocznicę tego wydarzenia na facebookowym profilu UW pojawił się skan wydruku maila, zawierający dodatkowe podkreślenia i podpisy.

13669683_1066364413450307_1537520736523696112_n

Przy okazji tej rocznicy okazało się, jak trudno upubliczniać urodzone cyfrowo artefakty historyczne. Autor lub autorka krótkiego rocznicowego komentarza opisuje zamieszczone tam zdjęcie jako skan oryginału, jednak jest to tylko skan wydruku treści maila, a więc nie pierwotna postać wiadomości. Zresztą posługiwanie się pojęciem oryginału w perspektywie wiadomości poczty elektronicznej nawet jeśli nie jest bezsensowne, to przynajmniej ryzykowne. Na szczęście w treści wydruku znalazły się nagłówki merytoryczne i techniczne, pozwalające odczytać wiadomość w określonym kontekście (nadawcy, data, oprogramowanie itp.).

Z archiwistycznego i historycznego punktu widzenia email w postaci zadrukowanej kartki papieru to nie jest najlepsza możliwa postać materiału źródłowego. Czy poczta elektroniczna jako dokument historyczny nabiera mocy wyłącznie wówczas, kiedy wydrukuje się i zarchiwizuje treść kolejnych wiadomości? Jak w muzeum lub archiwum przechowywać i prezentować archiwalne maile nie jako kopie czy reprezentacje, ale prawdziwe artefakty?

Jedna sprawa to finalna postać pierwotnie cyfrowego artefaktu, druga – to dostęp do niego. W latach 2002-2003 urzędnicy biura prezydenta USA przeprowadzili wymianę serwerów poczty elektronicznej, która skutkowała utratą ponad 22 milionów wiadomości, mogących stać się podstawą badań historycznych nad politycznymi uwarunkowaniami II wojny w Zatoce Perskiej. Można tylko zastanawiać się, jak wygląda skala utraty tego typu materiałów Polsce: tutaj rząd nie ma nawet pojęcia, gdzie podziewają się archiwalne wersje serwisów domeny gov.pl.

W 2011 roku Digital Preservation Coalition (DCP) wydała raport dotyczący postępowania z historycznymi zbiorami poczty elektronicznej. Znaleźć tam można wiele praktycznych wskazówek, pozwalających wdrożyć odpowiednią politykę archiwizacji emaili – także tych wysyłanych i odbieranych w ramach kont prywatnych. Oto ogólne modele postępowania:

drukowanie treści maili (z nagłówkami)
duplikowanie każdego komunikowanego emaila na serwerze archiwalnym
udostępnienie folderu archiwalnego, do którego użytkownik lub użytkownicy deponują wybrane wiadomości
wyciąganie wiadomości z systemu poczty email do zewnętrznego narzędzia,
pozwalającego na ich porządkowanie, opisywanie i przechowywanie, np. w postaci plików PDF lub XML

Znaczenie ma nie tylko sama treść wiadomości, ale także jej kontekst. Dlatego ważne jest:

zachowanie możliwie pełnej treści wiadomości (nagłówki i elementy kodu HTML)
zachowanie kontekstu – większość wiadomości może być zrozumiała jedynie w ramach całej korespondencji
zachowanie załączników (i oprogramowania do ich odczytania)
zachowanie stron WWW i innych zewnętrznych źródeł, do których wskazuje treść wiadomości
zachowanie dokumentacji systemu, w ramach którego wysyłano i odbierano maile

Drukowanie maili nie jest dobrą metodą ich zabezpieczenia, nawet jeśli rozpad papierowych archiwów nie następuje tak szybko jak nośników zbiorów cyfrowych.

Prom, Christopher J. Preserving email. Heslington: Digital Preservation Coalition, 2011, dx.doi.org/10.7207/twr11-01

Przeczytaj także:

Udostępnij na Twitterze | Udostępnij na Facebooku